作为一名项目经理 经常会遇到的问题及其处理方法

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无论你是项目管理领域的菜鸟,还是拥有多年经验的老手,你都得承认,做一名项目经理并不容易。


你需要不断学习项目管理基础知识,确保项目保持在商定的项目约束范围内,如:


● 时间


● 项目范围


● 预算


尽管可以获得多种资源、项目管理工具、培训材料和灵活的方法,但企业每年仍然浪费数百万美元,挣扎于解决他们面临的项目管理挑战和问题。


发表在《哈佛商业评论》上的一项研究指出,每六个项目中就有一个项目的成本超过估计金额的200%,几乎70%的IT项目面临项目延迟。


项目经理的工作是防止这种情况的发生,但在这样做的过程中,他们面临着许多挑战。


我们列出了项目经理面临的九个最常见的问题,以及问题出现时如何处理的建议。

作为一名项目经理 经常会遇到的问题及其处理方法

01范围蔓延


范围蔓延对于任何项目来说都是一种自然和预期的现象。有时可能有益,但大多数情况下弊大于利。


52%的项目团队报告称2017年面临范围蔓延,这一趋势还在持续上升。


客户完全不知道他们想要什么,并且需求模糊,这对经理和项目团队来说是最大的项目管理挑战之一。


如何处理


在计划阶段积极主动地与客户接触,可以帮助你获得确切的需求。


同样重要的是不要接受特别的变更请求,因为这会导致延迟和成本增加。


02缺乏沟通


项目管理中的有效沟通对于项目的成功至关重要。


你需要及时、透明的沟通方法,确保所有利害关系人都参与到这个过程中。


德勤(Deloitte)会计师事务所表示,32%的专业人士认为沟通是项目管理的最大问题。


对于项目团队来说,沟通失误非常危险,因为它会影响他们的团队合作。这可能导致团队成员之间的冲突,并可能延迟项目。


如何处理


项目经理常常依赖于市场上各种协作和项目管理软件,确保每个人获取最新消息。


这些协作工具不仅让经理更容易履行他们的职责,还确保项目的透明度和团队内部的问责性。

作为一名项目经理 经常会遇到的问题及其处理方法

03缺乏明确目标和成功标准


清晰度是项目成功完成的最重要的要求之一,缺乏清晰度会造成数个项目管理问题。


一项研究表明,约39%的项目由于缺乏项目计划和明确定义的目标而失败。


对于项目经理来说,通过建立里程碑和质量测试来量化项目进展也很重要。


除了帮助团队取得进步之外,拥有一组清晰的目标也有助于项目经理在高层管理人员和客户面前捍卫他们的愿景。


如何处理


像SMART和CLEAR这样的目标设定流行方法,可以帮助项目经理在项目一开始就想到一套有效的目标,这可以帮助他们越过项目管理的障碍。


04预算问题


大多数经理认为财务问题是有效项目管理的最大障碍之一。


2017年的一项研究显示,49.5%的制造经理称,成本是他们面临的最大项目管理挑战。


通过有效的成本管理,经理可以避免项目可能面临的各种常见的复杂情况,争取更好更快的结果。


如何处理


因此,绝对有必要采取适当的计划程序,作出合理假设,避免任何费用超支。

作为一名项目经理 经常会遇到的问题及其处理方法

05团队成员技能不足


链条的牢固程度取决于最薄弱的环节,对于项目团队来说,绩效在很大程度上取决于他们个人的技能水平。


作为项目经理,你可以创建最理想的环境,但如果团队不具备解决手头问题的必要技能,你的项目肯定会失败。


这是个巨大的项目管理问题,拥有适当的经验和远见才能解决。


如何处理


有能力的项目经理会预先确定所需的项目管理技能和能力,评估可用的劳动力,确定当前任务是否需要一些额外的人手。


06风险管理不足


项目管理其中一个重要方面是有远见地识别潜在的“如果”情况,并制定应急计划。


项目很少能完全按照计划进行,因为太多的变数可以创造无限的可能性。


如何处理


项目经理的工作是,在项目开始失控时,提出团队可以采用的替代计划。拥有项目风险管理系统有助于识别风险类型并缓解风险。


07 缺乏责任感


当每个成员都感到有责任并努力履行分配给他们的角色时,项目团队就会表现得非常好。


如何处理


有能力的项目经理将责任正确分配给团队,指导团队朝着成功完成项目的共同目标前进。


08 利害关系人有限参与


对于项目经理来说,确保所有项目利害关系人达成共识,并对项目有清晰的愿景非常重要。


一个不参与的客户可能会在项目的最后阶段造成很多问题,所以考虑客户的反馈并在整个项目中保持更新很重要。


如何处理


邀请你的客户和其他利害关系人使用你的项目管理工具,这样他们就可以积极参与项目的制定并给出反馈。


09 不切实际的期限


截止日期不切实际是另一个项目管理挑战,这会严重影响最终产品的质量。


任何有影响力的项目经理都了解项目团队的能力,并通过对截止日期和项目任务的优先级来相应协商项目时间表。


如何处理


在敏捷项目管理中,速度是在单个迭代(Sprint)中完成工作的度量单位,由所有利害关系人的意见共同决定的。


文章来源: 8Manage企业管理软件

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